Τρίτη, 19:14. Μια μητέρα της Έβδομης Δημοτικού στο Newlands είναι στο WhatsApp και ρωτά αν έχει επιβεβαιωθεί η αίτηση του γιου της για την Όγδοη του χρόνου. Ο υποδιευθυντής είναι στο σπίτι και διαβάζει δύο σελίδες ενός Φακέλου Αίτησης που μια οικογένεια ανέβασε σε φάκελο Google Drive επειδή δεν μπορούσε να χρησιμοποιήσει την πύλη του σχολείου. Η ταμίας μόλις έστειλε την τρίτη υπενθύμιση „παρακαλούμε εξοφλήστε μέχρι το τέλος του μήνα" για τα δίδακτρα Αυγούστου σε δεκαεπτά λογαριασμούς. Η διευθύντρια ολοκληρώνει την αυριανή ενημέρωση προς την κοινότητα γονέων για τα δοκιμαστικά αποτελέσματα του IEB Matric. Οι πληρωμές Karri συμφωνούνται. Το d6 χρειάζεται ενημέρωση της λίστας σχολικών λεωφορείων. Δύο αναφορές ISASA λήγουν Παρασκευή.

Έτσι μοιάζει ένα κανονικό βράδυ σε ένα μεσαίο ανεξάρτητο σχολείο στη Νότια Αφρική. Ούτε λεπτό από αυτό είναι διδασκαλία.

Δουλεύω με νοτιοαφρικανικά ανεξάρτητα σχολεία σε όλο το φάσμα IEB και Cambridge. Μέλη της ISASA, μικρότερα ομολογιακά σχολεία, μια χούφτα δίγλωσσα δημοτικά. Το μοτίβο είναι το ίδιο. Το προσωπικό είναι περιορισμένο, η ακαδημαϊκή ομάδα τεντωμένη, και το γραφείο διοίκησης είναι πλέον η μεγαλύτερη πηγή τριβής μεταξύ σχολείου και κοινότητας γονέων. Το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς δεν είναι δύσκολο. Είναι απλώς ακατάπαυστο, δομημένο και υψηλού όγκου. Εκεί ακριβώς η ΤΝ είναι πραγματικά χρήσιμη, σε στενά πεδία. Και εκεί επίσης πωλείται με υπερβολή, σε άλλα.

Αυτό το κείμενο είναι για τα στενά πεδία.

Πού στοιβάζεται πραγματικά η διοικητική δουλειά σε μια σχολική χρονιά

Οι ώρες χάνονται σε πέντε σημεία, σε κάθε σχολείο που έχω δει:

Είναι ο όγκος, όχι η δυσκολία. Ένα σχολείο 600 μαθητών με 450 οικογένειες παράγει εβδομαδιαία τεράστιο αριθμό μηνυμάτων χαμηλής πληροφορίας. Το κόστος δεν είναι σε κάποιο μεμονωμένο. Είναι στη διευθύντρια που κοιτάζει το κινητό στις 21:30 επειδή κάτι μπορεί να είναι παράπονο, και προτιμά να το ξέρει.

Εισαγωγές — ο κύκλος που τρώει έξι μήνες

Ο κύκλος εισαγωγών στα ανεξάρτητα σχολεία της Νότιας Αφρικής είναι δομικά μπερδεμένος. Οι αιτήσεις έρχονται όλο το χρόνο, αλλά συσσωρεύονται μεταξύ Απριλίου και Ιουλίου για την εισαγωγή της επόμενης χρονιάς. Μια τυπική αίτηση περιλαμβάνει ένα έντυπο αίτησης, μια ξενάγηση, έναν φάκελο αίτησης με τουλάχιστον οκτώ δικαιολογητικά (πιστοποιητικό γέννησης, αντίγραφα ταυτοτήτων ή διαβατηρίων και των δύο γονέων, τις δύο τελευταίες σχολικές αναφορές, πρόσφατη φωτογραφία, σε ομολογιακά σχολεία πιστοποιητικό βαπτίσματος, αποδεικτικό κατοικίας, σύσταση από το προηγούμενο σχολείο, απόδειξη παραβόλου αίτησης), μια εξέταση εισαγωγής, μια οικογενειακή συνέντευξη, μια προσφορά, μια υπογεγραμμένη σύμβαση, και μια προκαταβολή. Πολλαπλασιάστε με τετρακόσιες αιτήσεις για πενήντα θέσεις Όγδοης.

Σχεδόν κάθε βήμα σε αυτή την αλυσίδα είναι δομημένο. Τίποτα από αυτά δεν είναι διδασκαλία.

Μια ροή εισαγωγών υποστηριζόμενη από ΤΝ δεν παίρνει αποφάσεις εισαγωγής. Ο διευθυντής και η επιτροπή εισαγωγών εξακολουθούν να συνεδριάζουν, να διαβάζουν τις συστάσεις, να κάνουν τις συνεντεύξεις, να αποφασίζουν. Αυτό που κάνει η στρώση είναι η παρακολούθηση. Στέλνει τον φάκελο αίτησης μόλις φτάσει η αίτηση. Επιβεβαιώνει κάθε δικαιολογητικό που έρχεται και ξαναζητάει, ονομαστικά, τα συγκεκριμένα κομμάτια που λείπουν ακόμα. Κλείνει ξεναγήσεις από ένα δημοσιευμένο ημερολόγιο. Υπενθυμίζει στην οικογένεια τρεις μέρες πριν τη γονική συνέντευξη με οδηγίες πρόσβασης και σημείωση πάρκινγκ. Παρουσιάζει, σε μια οθόνη, τις οκτώ αιτήσεις που περιμένουν από ένα δικαιολογητικό η καθεμία.

Από την εμπειρία μου, αυτό μειώνει το φόρτο της βοηθού εισαγωγών κατά 40 τοις εκατό στην κορύφωση, χωρίς αλλαγή στα ακαδημαϊκά πρότυπα και με αισθητή βελτίωση στο πώς φαίνεται το σχολείο. Οι γονείς το παρατηρούν. Οι ομάδες WhatsApp στις οποίες οικογένειες από το Constantia ή το Bryanston συγκρίνουν σε ποιο σχολείο να κάνουν αίτηση θυμούνται το σχολείο που απάντησε μέσα σε μία ώρα, όχι αυτό που χρειάστηκε πέντε μέρες.

Ένα πράγμα που η στρώση δεν επιτρέπεται να κάνει, και που το έχω δει να προτείνεται και να πάει στραβά: προδιαλογή των αιτήσεων βάσει δικαιολογητικών. Η απόφαση κάθεται στην ακαδημαϊκή ομάδα, κάθε φορά. Η παρακολούθηση είναι η δουλειά που μπορεί να ανατεθεί. Η κρίση όχι.

Επικοινωνία γονέων στο WhatsApp — τι να αυτοματοποιήσετε και τι όχι

Κάθε νοτιοαφρικανικό ανεξάρτητο σχολείο που έχω επισκεφθεί έχει πρόβλημα WhatsApp με τους γονείς, ακόμη και αυτά που επίσημα „δεν χρησιμοποιούν WhatsApp". Οι γονείς γράφουν απευθείας στην ταμία, στη δασκάλα της τάξης, στη γραμματέα της διεύθυνσης και στον προπονητή ράγκμπι. Το σχολείο μετά ξοδεύει πραγματικές ώρες προωθώντας, διευκρινίζοντας και ζητώντας συγγνώμη για διασταυρωμένα μηνύματα.

Ένας οριοθετημένος χειριστής WhatsApp στον επίσημο αριθμό του σχολείου απορροφά το ρουτινικό μέρος αυτού. Πού γίνεται σήμερα το άθλημα; Έχει επιβεβαιωθεί η εκδρομή Δ' Δημοτικού; Πότε τελειώνει το τρίμηνο; Ποια είναι η νέα πολιτική για το αδιάβροχο σακάκι; Σε ποιον γράφω για να αλλάξει η κόρη μου της ΣΤ' Δημοτικού από θέατρο σε δημόσιο λόγο;

Όλα δομημένα. Τίποτα δεν χρειάζεται τη διευθύντρια. Όλα μπορούν να απαντηθούν από ένα τρέχον επιχειρησιακό έγγραφο που το σχολείο ήδη διατηρεί και ανανεώνει εβδομαδιαία. Ο χειριστής διαβάζει από αυτό το έγγραφο, απαντά σε δύο λεπτά, και παραδίδει οτιδήποτε εκτός σεναρίου στον σωστό άνθρωπο με συνημμένο το ιστορικό συνομιλίας.

Τι δεν κάνει: οτιδήποτε σχετίζεται με τη συμπεριφορά μαθητή, βαθμούς, παιδαγωγική φροντίδα ή οικογενειακή κατάσταση. Αυτές οι συζητήσεις παραμένουν με τον δάσκαλο της τάξης και τη διεύθυνση. Ο χειριστής δεν είναι σύμβουλος και δεν προσποιείται ότι είναι. Ένα μήνυμα που υπαινίσσεται ζήτημα παιδαγωγικής φροντίδας δρομολογείται αμέσως στην υπεύθυνη παιδαγωγικής υποστήριξης, και ο γονιός παίρνει ένα ήρεμο „η διευθύντρια θα σας τηλεφωνήσει σύντομα" αντί για αυτόματη απάντηση.

Η ειλικρινής μέτρηση είναι τα βράδια της ταμία και του υποδιευθυντή. Οι περισσότεροι παίρνουν πίσω μία ώρα μέσα σε δύο εβδομάδες.

Δίδακτρα, πάγιες εντολές και η επιστολή Σεπτεμβρίου

Αυτό είναι το άχαρο κομμάτι της σχολικής χρονιάς και αυτό που σιωπηλά προκαλεί τη μεγαλύτερη ζημιά στις σχέσεις με τους γονείς. Τα δίδακτρα στα SA-ανεξάρτητα σχολεία κυμαίνονται μεταξύ R30.000 και R350.000 το χρόνο ανά παιδί. Πάγιες εντολές αποτυγχάνουν. Οι γονείς χωρίζουν. Η γιαγιά που πληρώνει σιωπηλά συναντά έναν δύσκολο μήνα ταμειακής ροής. Η ταμίας, που τείνει να είναι ένας άνθρωπος με Pastel, το d6 δίδακτρα και μια ενσωμάτωση Karri ταυτόχρονα, στέλνει την ίδια επιστολή υπενθύμισης στις ίδιες σαράντα οικογένειες κάθε Σεπτέμβριο.

Μια στρώση ΤΝ κάνει εδώ δύο στενά πράγματα καλά, και ένα τρίτο προσεκτικά.

Το πρώτο είναι ο ρουτινικός κύκλος υπενθυμίσεων. Την ημέρα που μια πάγια εντολή απορρίπτεται, βγαίνει ένα ευγενικό WhatsApp με σύνδεσμο για επανάληψη πληρωμής μέσω Karri ή επικοινωνία με την ταμία για σχέδιο πληρωμής. Οι περισσότερες οικογένειες το επιλύουν το ίδιο βράδυ. Η λίστα κλιμάκωσης συρρικνώνεται από 40 σε ίσως 12.

Το δεύτερο είναι η διαλογή συζήτησης για καθυστερημένες πληρωμές. Οικογένειες τρεις μήνες ή περισσότερο πίσω δρομολογούνται στην ταμία με το πλήρες ιστορικό πληρωμών, την προηγούμενη συμφωνία, και τυχόν επισημάνσεις από το γραφείο της διεύθυνσης. Η ταμίας τηλεφωνεί, κάνει την πραγματική συνομιλία, και δεν είναι πια αυτή που χρειάστηκε να στείλει την κρύα υπενθύμιση.

Το τρίτο, το προσεκτικό, είναι η σύνταξη των επίσημων επιστολών καθυστερημένων πληρωμών. Το σύστημα παράγει ένα πρώτο προσχέδιο στον υπάρχοντα τόνο του σχολείου (αυστηρό, δίκαιο, ποτέ τιμωρητικό), προγεμίζει το οικονομικό μέρος από το ledger διδάκτρων, και το βάζει στην ουρά υπογραφής του διευθυντή. Δεν στέλνει την επιστολή μόνο του. Η σχέση ενός σχολείου με μια οικογένεια σε οικονομικές δυσκολίες είναι από τα πράγματα όπου ένα μοντέλο θα το λάθος έστω και ελαφρώς με τρόπο που προκαλεί πραγματική ζημιά. Ανθρώπινος έλεγχος, κάθε φορά.

POPIA, ο Children's Act και οι φάκελοι που κανείς δεν θέλει να διαρρεύσουν

Τα ιδιωτικά σχολεία κρατούν εξαιρετικά ευαίσθητα δεδομένα. Ιατρικές καταστάσεις μαθητών. Σχολο-ψυχολογικές εκθέσεις. Συμφωνίες επιμέλειας. Πειθαρχικά αρχεία. Φωτογραφίες. Παρεμβάσεις ειδικής αγωγής. Το POPIA αντιμετωπίζει τα περισσότερα από αυτά ως ειδικά προσωπικά δεδομένα βάσει του Section 26, και το Section 35 φέρνει τα παιδιά στην ίδια προστατευμένη κατηγορία. Ο Children's Act βάζει κανόνες συγκατάθεσης από πάνω.

Οι πρακτικές συνέπειες όταν βάζετε οποιαδήποτε ΤΝ κοντά σε αυτό:

Αυτό το τμήμα τα περισσότερα σχολεία το προσπερνούν. Είναι επίσης το τμήμα που αποφασίζει αν το έργο επιβιώσει την πρώτη ερώτηση της Information Regulator.

Πού η ΤΝ δεν έχει θέση σε ένα ιδιωτικό σχολείο

Για να είμαστε σαφείς για το τι δεν δουλεύει και δεν πρέπει να επιχειρηθεί:

Οτιδήποτε μοιάζει με διδασκαλία. Διόρθωση εκθέσεων σε κλίμακα, βαθμολόγηση γραπτών, „εξατομικευμένα μονοπάτια μάθησης". Τα πλαίσια IEB και Cambridge απαιτούν ανθρώπινη κρίση στην αξιολόγηση, και οι γονείς πληρώνουν δίδακτρα ιδιωτικού σχολείου για ανθρώπινους εκπαιδευτικούς. Η ΤΝ μπορεί να βοηθήσει έναν εκπαιδευτικό να προετοιμάσει μάθημα. Δεν αντικαθιστά το μάθημα.

Παιδαγωγική φροντίδα. Καθετί που αγγίζει την ευημερία μαθητή, την ψυχική υγεία, την οικογενειακή κατάσταση, τον εκφοβισμό ή την προστασία παραμένει σε εκπαιδευμένο προσωπικό. Υπάρχει αυξανόμενη τεκμηρίωση ότι η ΤΝ αποτυγχάνει άσχημα σε αυτές τις συνομιλίες, και η νομική έκθεση του σχολείου είναι σοβαρή.

Πειθαρχικές αποφάσεις. Ένα μοντέλο δεν ζυγίζει το πλαίσιο. Ο φάκελος ενός μαθητή κάθεται στον υπεύθυνο πειθαρχίας, τελεία.

Πρόβλεψη ποια ΣΤ' Δημοτικού θα διακριθεί στην Matric. Δελεαστική, κακή ιδέα. Χτίζει προκαταλήψεις στις παραδοχές του σχολείου, και τα δεδομένα είναι πολύ θορυβώδη για να στηρίξουν την πρόβλεψη. Έχω δει δύο σχολεία να χάνουν έναν χρόνο κυνηγώντας το, και μετά να το παρατούν σιωπηλά.

Ένα λογικό πρώτο έργο

Ξεκινήστε με τη συλλογή δικαιολογητικών εισαγωγής. Υψηλότερος όγκος όλων των δομημένων διαδικασιών του σχολείου, τρέχει ενάντια σε σκληρή προθεσμία, καμία επαφή με παιδαγωγικές ή ακαδημαϊκές αποφάσεις. Η έξοδος είναι ένας καθαρότερος, πληρέστερος φάκελος τη στιγμή που συνεδριάζει η επιτροπή εισαγωγών, και μια βοηθός εισαγωγών που δεν δουλεύει Σαββατοκύριακο τον Μάιο.

Αφού αυτό σταθεροποιηθεί, το επόμενο βήμα εξαρτάται από το σχολείο. Ένα μέλος της ISASA με βαρύ φόρτο διδάκτρων συνήθως αποπληρώνει τον κύκλο υπενθυμίσεων διδάκτρων σε ένα τρίμηνο. Ένα σχολείο που η κοινότητά γονέων ζει στο WhatsApp κερδίζει περισσότερο από τον χειριστή επικοινωνίας. Ένα σχολείο με πολλά παραρτήματα ξεκινά συνήθως από τις εξωσχολικές εγγραφές γιατί η διασταυρωμένη διοικητική επιβάρυνση είναι σκληρή.

Αυτό που δουλεύει σε κάθε περίπτωση είναι η πειθαρχία να μην γίνονται όλα μαζί. Διαλέξτε μία δομημένη διαδικασία υψηλού όγκου. Φτιάξτε την σωστά. Αφήστε την να τρέξει ένα τρίμηνο. Δείτε πού πήγαν πραγματικά οι ώρες και πού άλλαξε η ανάδραση των γονέων. Μετά πάρτε την επόμενη.

Αυτή είναι η βαρετή απάντηση. Είναι επίσης αυτή που αντέχει μια κοινότητα γονέων, ένα συμβούλιο, και την επόμενη επιθεώρηση ISASA.