Die meisten europäischen Unternehmen haben zu viele SaaS-Tools gekauft und verbringen jetzt zu viel menschliche Zeit damit, Daten zwischen ihnen zu kopieren. Der Kunde füllt das Website-Formular aus. Jemand liest es. Jemand kopiert es in das CRM. Jemand anderes kopiert es in das Buchhaltungssystem, wenn das Geschäft abgeschlossen wird. Jemand anderes kopiert es in den Support-Helpdesk, wenn ein Problem auftritt. Eine halbe Person, Vollzeit, nur ein menschlicher Klebstoff.
Die Workflow-Automatisierung beseitigt diesen Kleber. Ihr CRM kommuniziert mit Ihrem Buchhaltungssystem. Ihr Posteingang löst WhatsApp-Nachrichten aus. Ihr E-Commerce-Shop aktualisiert Ihr Lager. Wir verwenden für jeden Auftrag das richtige Tool – Zapier, wenn es auf Geschwindigkeit ankommt, Make.com, wenn es auf Komplexität ankommt, n8n, wenn es auf Skalierung und Datenresidenz ankommt, und benutzerdefinierten Code, wenn keines der oben genannten Dinge passt.
Was wir bauen
Lead-to-CRM-Abläufe
Webformulare, Portal-Leads, WhatsApp-Anfragen – automatisch erfasst, angereichert, weitergeleitet und in Ihrem CRM zugewiesen.
Angebot-zu-Rechnung-Abläufe
Gewonnene Geschäfte generieren automatisch Rechnungen in Xero/Sage/DATEV und lösen Kunden-Onboarding-Sequenzen aus.
E-Mail-Triage
Posteingangsautomatisierung, die E-Mails klassifiziert, Antworten entwirft, an die richtige Person weiterleitet und Anhänge an Systeme weiterleitet.
Benachrichtigung & Warnungen
Die richtige Person erhält die richtige Benachrichtigung (Slack, WhatsApp, E-Mail), wenn wichtige Ereignisse eintreten – und nicht im Posteingang einer anderen Person vergraben.
Datensynchronisierung
Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen CRM, Marketingplattform, Buchhaltung und Support-Helpdesk. Eine Quelle der Wahrheit, nicht fünf Kopien.
Geplante Jobs
Tägliche Berichtserstellung, wöchentliche Kundendatenexporte, monatliche Rechnungsläufe, Ablauferinnerungen – alles nach einem Zeitplan.
Welche Plattform wir empfehlen und wann
Zapier für schnelle, einfache Abläufe mit einem Auslöser und einer Aktion. Am besten, wenn Sie es heute benötigen und Ihr Volumen gering ist (unter 10.000 Aufgaben/Monat). Am einfachsten zu pflegen.
Make.com für komplexe Abläufe mit Verzweigung, Fehlerbehandlung und Datentransformationen. Bessere Kosten pro Vorgang als Zapier im großen Maßstab. Steilere Lernkurve.
n8n (selbst gehostet) für hohe Volumina, Anforderungen an die Datenresidenz oder wirtschaftliche Vorteile ohne monatliche Gebühr. Am leistungsstärksten und anpassbarsten. Erfordert eine Hosting-Infrastruktur (wir hosten oder Sie hosten).
Benutzerdefinierter Code, wenn keiner der oben genannten Punkte passt – normalerweise für enge Integrationen mit maßgeschneiderten oder älteren Systemen oder für leistungskritische Abläufe.
Für wen es ist
- 3+ SaaS-Tools, auf die Sie angewiesen sind. Darunter decken Sie normalerweise native Integrationen ab.
- Wiederholte Kopier- und Einfügearbeit. Jede Minute, die damit verbracht wird, Daten manuell zu verschieben, wird zusammengesetzt.
- Engpass im Posteingang. Wichtige Dinge gehen verloren, weil sie nur in der E-Mail einer anderen Person gespeichert sind.
- Schmerz melden. Excel-Exporte + manuelles Zusammenfügen sind der Knaller.
Typischer europäischer Einsatz
Repräsentative Implementierung: Europäisches professionelles Dienstleistungsunternehmen mit 18 Mitarbeitern, das HubSpot CRM, Xero, Slack, Microsoft 365 und ein benutzerdefiniertes Kundenportal verwendet.
Baseline: Buchhalter verbringt ca. 6 Stunden pro Woche damit, HubSpot-Deals mit Xero-Rechnungen abzugleichen. Kundenbetreuer verbringen jeweils ca. 3 Stunden pro Woche damit, Kunden manuell per E-Mail über Projektmeilensteine zu informieren. Die Erstellung der vierteljährlichen Berichterstattung durch den Betriebsleiter dauert zwei volle Tage.
Was wir erstellt haben: n8n selbst gehostet auf der Infrastruktur der EU-Region, mit Abläufen für: gewonnenes HubSpot-Geschäft → Xero-Rechnungsentwurf, erhaltene
Repräsentative Ergebnisse:
- Buchhalterzeit wiederhergestellt: ~6 Stunden/Woche
- Wiedererlangte Zeit des Account Managers: jeweils ca. 2,5 Stunden/Woche
- Berichtserstellungszeit: 2 Tage/Quartal → automatisiert, nur überprüfen
- Datendiskrepanzen zwischen HubSpot/Xero: von 12–15/Monat auf 0–1/Monat gesunken
Der €1.400-Build hat sich allein aufgrund der Personalzeit in drei Monaten amortisiert. Selbstgehostetes n8n auf €22,50/Monat VPS ersetzte bei entsprechender Zapier-Abrechnung bei ihrem Volumen ~€400/Monat.
Was es kostet
Implementation. €600 bis €4.250 je nach Flow-Anzahl und Komplexität. Ein einzelner Trigger-Aktions-Flow auf Zapier beginnt bei €125-€250., Multi-Flow-Setups mit benutzerdefinierter Logik und €600-€1.750.. Selbstgehostete n8n-Implementierungen mit Infrastruktur-Setup, typischerweise €1.400-€3.000.
Monatlich ausgeführt. €0 (selbst gehostetes n8n auf einem kleinen VPS für €10-€30/Monat) bis zu mehreren Tausend R für Zapier- oder Make.com-Pläne mit hohem Volumen. Wir modellieren beide Optionen und lassen Sie entscheiden.
Laufende Wartung. Der optionale Tarif für €175-€400/Monat deckt Überwachung, Fehlerbehebung und kleine Verbesserungen ab. Die meisten Kunden beginnen ohne einen Retainer und fügen einen hinzu, sobald die Automatisierung kritisch ist.
So starten Sie
30-minütiger Anruf, um Ihren aktuellen Tool-Stack und die mühsamsten manuellen Arbeitsabläufe abzubilden. Innerhalb weniger Tage ein schriftliches Angebot mit Empfehlungen für die richtige Plattform pro Workflow und Kostenprognosen.
E-Mail an info@faautosolutions.com oder verwenden Sie das Kontaktformular.