Αρχές Αυγούστου. Τρεις εβδομάδες μέχρι τη λήξη του προσωρινού φόρου SARS στις 31 Αυγούστου. Μια φορολογική σύμβουλος στο Rondebosch, εβδομήντα πελάτες σε IRP6, ανοίγει το inbox της και βρίσκει τις ίδιες τρεις ερωτήσεις να επαναλαμβάνονται: «πόσα πληρώνω;», «λάβατε το τραπεζικό μου αντίγραφο Ιουλίου;», «είναι αυτός ο τελικός αριθμός;». Καμία δεν χρειάζεται την κρίση της. Όλες θα την πάρουν, τις επόμενες δύο εβδομάδες, από οκτώ λεπτά η καθεμία. Ή διαλέγει ποιες θα φτάσει πριν την Κυριακή το βράδυ.
Αυτή είναι η μορφή μιας φορολογικής πρακτικής στη Νότια Αφρική. Οι προθεσμίες είναι σταθερές. Η επικοινωνία με τους πελάτες είναι πυκνή, επαναλαμβανόμενη και χρονικά περιορισμένη. Η πραγματική φορολογική δουλειά — η ερμηνευτική κρίση για την οποία εκδόθηκε το Practitioner Reference Number σας — είναι ένα μικρό μέρος των ωρών που χρεώνετε. Όλα τα υπόλοιπα είναι κυνήγι εγγράφων, προώθηση επιστολών SARS που δεν διάβασαν οι πελάτες, και εξήγηση γιατί ένα ITA34 βγήκε υψηλότερο από αυτό που έλπιζαν.
Αυτό που ακολουθεί είναι μια πρακτική ανάγνωση του πού βοηθά η ΤΝ σε αυτό το περιβάλλον, και πού όχι. Γράφω για τις μικρότερες πρακτικές: τους μονοπρόσωπους πρακτικούς, τα δύο- και τριμελή φορολογικά γραφεία, και τα φορολογικά πάγκους μέσα σε SAIPA ή SAIT λογιστικά γραφεία, όπου κανείς ποτέ δεν είχε χρόνο να αυτοματοποιήσει κάτι σωστά. Εκεί το χάσμα μεταξύ του πώς τρέχει η δουλειά σήμερα και του πώς θα μπορούσε να τρέχει είναι μεγαλύτερο.
Η φορολογική πρακτική δεν είναι λογιστική
Μια σύντομη αλλά χρήσιμη διάκριση. Ο μεγαλύτερος χαμένος χρόνος μιας λογιστικής πρακτικής είναι συνήθως η καταχώρηση παραστατικών σε Xero, Sage ή Pastel. Ο μεγαλύτερος χαμένος χρόνος μιας φορολογικής πρακτικής είναι το κυνήγι των δώδεκα πελατών προσωρινού φόρου που δεν έστειλαν τα εξαμηνιαία διοικητικά τους στοιχεία, μετά η εξήγηση του υπολογισμού εκτίμησης τέσσερις διαφορετικές φορές, μετά ξανά η αναμεταφόρτωση του IRP6 επειδή το eFiling αποσύνδεσε πάλι τον εταίρο.
Η μορφή των ροών εργασίας διαφέρει. Η μορφή της αυτοματοποίησης ακολουθεί.
Αν το δεχτείτε, τα χρήσιμα έργα προκύπτουν από μόνα τους.
Ο κύκλος προσωρινού φόρου: εδώ κερδίζει πρώτα τη θέση της η αυτοματοποίηση
Αν πρόκειται να αυτοματοποιήσετε ένα πράγμα σε μια SA φορολογική πρακτική, αυτοματοποιήστε τον κύκλο προσωρινού φόρου. Δύο φορές τον χρόνο, Φεβρουάριο και Αύγουστο, κάθε πρακτικός τρέχει την ίδια ακολουθία: να εντοπίσει ποιοι πελάτες είναι σε IRP6, να ζητήσει τα τελευταία διοικητικά στοιχεία ή τα ποσά τζίρου, να υπολογίσει την εκτίμηση, να πάρει την έγκριση, να υποβάλει μέσω eFiling, και να επιβεβαιώσει την πληρωμή. Σε πελατολόγιο εκατό πελατών προσωρινού φόρου, αυτά είναι αρκετές εβδομάδες σχεδόν πανομοιότυπης δουλειάς κάθε έξι μήνες.
Μια δομημένη ροή εργασίας, χτισμένη γύρω από όποιο εργαλείο διαχείρισης πρακτικής χρησιμοποιείτε ήδη, αναλαμβάνει τα κομμάτια που δεν χρειάζονται εσάς. Έξι εβδομάδες πριν την προθεσμία, κάθε πελάτης προσωρινού φόρου παίρνει ένα προσωποποιημένο WhatsApp ή email που απαριθμεί ακριβώς τι χρειάζεστε για τη νομική οντότητά του: διοικητικά στοιχεία μέχρι την ενδιάμεση ημερομηνία, οποιοδήποτε εφάπαξ εισόδημα που ήδη γνωρίζει, επιβεβαίωση εισφορών medical scheme και RA αν πρόκειται για φυσικό πρόσωπο. Δύο εβδομάδες πριν, όσοι δεν απάντησαν παίρνουν πιο έντονο follow-up. Μία εβδομάδα πριν, ο εταίρος βλέπει μια σύντομη λίστα κλιμάκωσης σε μία οθόνη. Τρεις πελάτες ακόμη εκκρεμούν. Πάρτε τους τηλέφωνο.
Ο ίδιος ο υπολογισμός φόρου μένει σε εσάς. Δεν είναι δουλειά που πρέπει να υπογράφει η ΤΝ, και κανένα controlling body δεν θα σας ευχαριστήσει που τη μεταβιβάσατε σε chatbot. Αυτό που αφαιρεί η αυτοματοποίηση είναι οι είκοσι μικρές πράξεις επικοινωνίας γύρω από κάθε υπολογισμό. Εκεί βρίσκονται οι ώρες.
Οι πρακτικές που τα βγάζουν σωστά σταματούν να τρέμουν τις εβδομάδες προσωρινού μετά από έναν μόνο κύκλο. Όχι επειδή η δουλειά είναι λιγότερη. Αλλά επειδή σταματά να καταφθάνει τις τελευταίες τέσσερις μέρες.
Τα auto-assessments SARS άλλαξαν τη μορφή της φορολογικής σεζόν
Το πρόγραμμα auto-assessment της SARS επεκτείνεται κάθε χρόνο από το 2021 και καλύπτει πλέον σημαντικό μερίδιο των φυσικών προσώπων. Αν η πρακτική σας εξυπηρετεί ιδιώτες, αυτό άλλαξε τι είναι στην πραγματικότητα η φορολογική σεζόν. Παλιά ήταν το να συλλέγετε IRP5, βεβαιώσεις medical scheme και RA, και μετά να υποβάλλετε. Τώρα, για πολλούς πελάτες, ένα ITA34 έχει ήδη εμφανιστεί στο προφίλ SARS πριν προλάβει η πρακτικός να τελειώσει τον καφέ της τον Ιούλιο.
Και η ερώτηση των πελατών άλλαξε. Δεν είναι πλέον «πότε υποβάλλετε τη δήλωσή μου;». Είναι «η SARS λέει ότι χρωστάω R14.600. Είναι σωστό;». Έχετε σαράντα εργάσιμες ημέρες να αποδεχθείτε, να επεξεργαστείτε ή να απορρίψετε κάθε auto-assessment, και οι πελάτες που δεν καταλαβαίνουν τι έκανε η SARS συχνά πανικοβάλλονται στο WhatsApp στις 20:00 τη μέρα που έφτασε το ITA34.
Εδώ η ΤΝ έχει πραγματική δουλειά. Όχι για να ελέγξει το auto-assessment — αυτή είναι δική σας δουλειά —, αλλά για να αναλάβει τον πρώτο γύρο της επικοινωνίας με τον πελάτη. Ένας εκπαιδευμένος βοηθός, με το ITA34 του πελάτη και τα χαρτιά εργασίας του προηγούμενου έτους, μπορεί να παραγάγει μια απλή γλωσσική εξήγηση: τι προσυμπλήρωσε η SARS, τι άλλαξε από τον προηγούμενο χρόνο, και τι θα ελέγχατε πριν συστήσετε στον πελάτη να αποδεχθεί. Ο πελάτης το διαβάζει μέσα σε μία ώρα από την άφιξη του auto-assessment. Το άγχος του πέφτει. Η τηλεφωνική επαφή, όταν γίνει, αφορά ουσία αντί για καθησυχασμό.
Μην την αφήσετε να συντάξει την ένσταση. Μην την αφήσετε να δεσμευτεί σε θέση. Η φορολογική σύμβουλος συντάσσει, ελέγχει και υπογράφει.
Αλληλογραφία SARS: πρόβλημα διαλογής, όχι σύνταξης
Κάθε φορολογικός σύμβουλος λαμβάνει μια σταθερή ροή επιστολών SARS εκ μέρους πελατών. Αιτήματα επαλήθευσης. Αιτήματα πληροφοριών. Αναθεωρημένοι υπολογισμοί. Λανθασμένες συμφωνίες PAYE. Επιστολές ελέγχου VAT. Ορισμένες είναι επείγουσες, άλλες διοικητικές, και άλλες θέλουν απλώς να ανέβει ένα δικαιολογητικό στο eFiling μέσα σε 21 ημέρες. Το πρόβλημα δεν είναι η σύνταξη της απάντησης. Το πρόβλημα είναι να εντοπίσετε τις δέκα επιστολές σε μια γεμάτη εβδομάδα που πράγματι χρειάζονται δουλειά τις επόμενες 72 ώρες.
Μια στρώση διαλογής ΤΝ στο inbox ειδοποιήσεων SARS σας, που διαβάζει κάθε εισερχόμενη ειδοποίηση, εξάγει τον αριθμό αναφοράς, τον πελάτη, τον τύπο και την προθεσμία, και τα βάζει σε πίνακα ταξινομημένο κατά επείγον, γλυτώνει μία ώρα την εβδομάδα από τον εταίρο. Ακόμη σημαντικότερο: πιάνει την επιστολή που θα καθόταν αδιάβαστη στο inbox ενός συναδέλφου μέχρι τη δέκατη ένατη μέρα.
Η σύνταξη μένει σε εσάς. Οι απαντήσεις προς SARS είναι τεχνικές, χτίζουν φάκελο, και η διατύπωση έχει σημασία για μελλοντικές διαφορές. Οι επιστολές SARS που έχει συντάξει ΤΝ είναι χρήσιμες μόνο ως αφετηρία για τις ρουτίνας, γεγονοτικές απαντήσεις: μια αναμεταφόρτωση IRP5, μια διόρθωση τραπεζικών στοιχείων, ένα αποδεικτικό πληρωμής. Για ό,τι αγγίζει ερμηνεία, θέση ή διαφορά, το γράφετε εσείς.
Πού δεν βοηθά η ΤΝ σε μια φορολογική πρακτική
Αξίζει να είμαστε σαφείς. Υπάρχουν κομμάτια της δουλειάς όπου η ΤΝ δεν είναι η απάντηση σήμερα, και το να προσποιείται κανείς το αντίθετο κοστίζει χρόνο και αξιοπιστία.
- Ενστάσεις (NoO) και προσφυγές (NoA). Ένα NoO ή NoA στέκεται ή πέφτει στην ανάγνωση από εσάς του Tax Administration Act, της υποκείμενης νομοθεσίας και των συγκεκριμένων γεγονότων του υπολογισμού. Η ΤΝ δεν συντάσσει κείμενο που θα σταθεί μπροστά σε αναθεωρητή SARS, και δεν θέλετε να το δοκιμάσετε σε πελάτη του οποίου διακυβεύονται χρήματα.
- Αιτήσεις Voluntary Disclosure Programme. Το εύρος αποκάλυψης, η διατύπωση των γεγονότων και ο χρόνος έχουν πραγματικές συνέπειες. Είναι δουλειά εταίρου, στην αίθουσα, με έναν καφέ που κρύωσε.
- Έλεγχοι SARS στον χώρο του πελάτη. Αν ένας ελεγκτής SARS στέκεται στο γραφείο του πελάτη, ο πρακτικός είναι στο τηλέφωνο ή επιτόπου. Χωρίς bot.
- Υπογεγραμμένες φορολογικές γνωμοδοτήσεις. Μια γραπτή φορολογική γνωμοδότηση έχει συνέπειες στην επαγγελματική αστική ευθύνη. Δεν είναι κάτι που επιταχύνει κανείς με έναν συντάκτη ΤΝ.
- Συμβουλή σε επιθετική δόμηση. Οτιδήποτε θα μπορούσε εύλογα να τραβήξει τον General Anti-Avoidance Rule χρειάζεται έναν άνθρωπο απέναντι από άλλον άνθρωπο, να σκέφτεται πάνω σε συγκεκριμένα γεγονότα.
Η ειλικρίνεια στα όρια αυτά είναι αυτό που χωρίζει ένα βιώσιμο πρόγραμμα αυτοματοποίησης από ένα που ήσυχα ξηλώνεται μετά το πρώτο ατύχημα.
POPIA, Tax Administration Act, και πού βρίσκονται στην πραγματικότητα τα δεδομένα πελατών
Οι φορολογικοί σύμβουλοι κρατούν κάποια από τα πιο ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα που χειρίζεται οποιοδήποτε επάγγελμα. Πλήρεις αριθμούς ταυτότητας, τραπεζικά στοιχεία, βεβαιώσεις medical scheme, ανάλυση εισοδημάτων, στοιχεία τρίτων εξαρτώμενων, μερικές φορές συμφωνίες διαζυγίου και έγγραφα κληρονομιάς. Ο POPIA σας υποχρεώνει να τα προστατεύετε. Ο Tax Administration Act προσθέτει επιπλέον επίπεδο εμπιστευτικότητας: δεν μπορείτε να αποκαλύψετε πληροφορίες φορολογούμενου χωρίς εξουσιοδότηση, και το controlling body σας ενδιαφέρεται πώς τα χειρίζεστε στην πράξη, όχι μόνο στα χαρτιά.
Κάθε αυτοματοποίηση που εισάγετε πρέπει να σέβεται τρία πράγματα. Τα έγγραφα πελατών δεν διέρχονται από καταναλωτικά εργαλεία ΤΝ των οποίων τους όρους δεδομένων δεν έχετε διαβάσει. Η πρόσβαση στα δεδομένα πελατών καταγράφεται ανά χρήστη, ώστε ένα μελλοντικό αίτημα POPIA ή μια ερώτηση του Information Regulator να απαντηθεί χωρίς σπασμό. Και η γραπτή εξουσιοδότησή σας να ενεργείτε εκ μέρους του πελάτη — η SARS Special Power of Attorney, η επιστολή ανάθεσης που απαιτεί το RCB — καταγράφεται και αποθηκεύεται μέσα στη ροή αναφοράς που χτίζετε.
Αν ένας υποψήφιος πάροχος δεν μπορεί να σας περιγράψει πού βρίσκεται καθένα από αυτά στην υποδομή του, αυτή είναι η απάντηση.
Ειλικρινά, από πού να ξεκινήσετε
Δεν θα ξεκινούσα από τη διαλογή αλληλογραφίας SARS, όσο δελεαστική κι αν είναι. Είναι μικρότερο σχετικό κέρδος και εξαρτάται από τη σύνδεση με το inbox ειδοποιήσεών σας που ποικίλλει ανά πρακτική. Ξεκινήστε από τον κύκλο προσωρινού φόρου, γιατί το ημερολόγιο είναι σταθερό και το κέρδος μετριέται μέσα σε έξι μήνες. Οι κορυφές Φεβρουαρίου και Αυγούστου είναι αυτές που σπάνε τις μικρές πρακτικές. Το να βγει το φορτίο επικοινωνίας από τον εταίρο στην προθέρμανση, τον αφήνει να κάνει την πραγματική δουλειά εκτίμησης με πιο καθαρό μυαλό — και γι' αυτό πληρώνει ο πελάτης.
Το δεύτερο έργο, μόλις ο προσωρινός φόρος γίνει σταθερός, είναι οι πελατοκεντρικές εξηγήσεις auto-assessment κατά τη διάρκεια της φορολογικής σεζόν. Είναι σε μεγάλο βαθμό πρόβλημα Ιουλίου και Αυγούστου, αλλά αυξανόμενο, καθώς η SARS επεκτείνει την κάλυψη auto-assessment.
Οι φορολογικοί σύμβουλοι στο Κέιπ Τάουν και στο Gauteng που το έχουν χτίσει περίπου με αυτή τη σειρά αναφέρουν το ίδιο μοτίβο. Οι εβδομάδες προσωρινού σταματούν να είναι κτηνώδεις. Η φορολογική σεζόν μοιάζει λιγότερο με ομηρία. Και η ερμηνευτική δουλειά, ο λόγος που οι πελάτες σάς πληρώνουν σε ρυθμούς πρακτικού αντί να το κάνουν μόνοι τους στο eFiling, παίρνει την προσοχή που πάντα άξιζε.