Ένα πρατήριο Sasol στην N1 νότια του Winburg, τεσσερισήμισι Πέμπτη απόγευμα χειμώνα, έβδομος χρόνος του franchise. Η υπεύθυνη πρατηρίου έχει δεκατρία πράγματα να κάνει ταυτόχρονα. Η βυθομέτρηση στη δεξαμενή 95 ULP είναι εννιά λίτρα εκτός ανοχής από την Τρίτη. Το Wimpy στην ίδια πλάκα είναι κάτω δύο βάρδιες στο πρόγραμμα του Σαββατοκύριακου γιατί ένας υπάλληλος αντλίας γύρισε άρρωστος σπίτι την Τετάρτη και δεν έχει επιστρέψει. Πελάτης στόλου από το Bloemfontein μόλις έγραψε να ρωτήσει γιατί οι πόντοι Sasol Rewards του δεν έχουν καταχωρηθεί σωστά από τη Δευτέρα. Συμφωνία ειδικού φόρου κατανάλωσης SARS σε καπνικά προϊόντα είναι εκκρεμής μέχρι το τέλος της εργάσιμης Παρασκευής. Και ένας οδηγός στην αντλία έξι μόλις έμαθε ότι η WesBank Fleet Card του απορρίφθηκε.

Κανένα από αυτά τα προβλήματα δεν απαιτεί ασυνήθιστο μυαλό. Όλα μαζί, σε μια Πέμπτη στο Winburg, είναι πολλά.

Αυτό μοιάζει με ένα ενεργό νοτιοαφρικανικό πρατήριο σε franchise σε μια μέτρια εβδομάδα. Όχι τα εταιρικά megasites στην M1 στο Sandton. Ο franchisee που υπέγραψε το 2019 τη συμφωνία με τη Sasol, την Engen, την Astron Energy, την TotalEnergies ή την BP, βρίσκεται κάτω από το μηνιαίο gazette τιμών του DMRE, τρέχει ένα Fresh Stop στην ίδια εγκατάσταση, και στίβει απόδοση από μια επιχείρηση όπου το περιθώριο ανά λίτρο ρυθμίζεται από τη νομοθεσία και τα πραγματικά χρήματα ζουν στο κατάστημα, την κουζίνα και το πλυντήριο. Χονδρικά τέσσερις χιλιάδες εξακόσια σημεία λιανικής καυσίμων στη χώρα, τα περισσότερα σε franchise. Εδώ η ΤΝ κερδίζει λίγο ήσυχο έδαφος στην αυτοματοποίηση πρατηρίου, μόνο όπου η αριθμητική παραμένει ειλικρινής.

Πού ζουν πραγματικά τα χρήματα σε ένα πρατήριο

Κάθε συζήτηση με τον πρωτοαγοραστή ενός πρατηρίου ξεκινά από το λάθος σημείο. Όγκος καυσίμου. Λίτρα ανά μήνα. Το γράμμα της εταιρείας πετρελαίου. Όλα αυτά είναι πραγματικά και κρίνουν αν το πρατήριο αξίζει να αγοραστεί. Δεν είναι εκεί που η επιχείρηση βγάζει χρήματα μόλις υπογραφεί η συμφωνία.

Το ρυθμιζόμενο περιθώριο σε ένα λίτρο 95 ULP είναι αρκετά λεπτό ώστε ένα πολυσύχναστο ενδοχώρας πρατήριο με μηνιαία διακίνηση ενός εκατομμυρίου τετρακοσίων χιλιάδων λίτρων να καθαρίζει περίπου διακόσιες ογδόντα χιλιάδες rand μόνο στο καύσιμο. Σε σχέση με προσωπικό, ασφάλεια, δημοτικά, το δάνειο εγκαταστάσεων και τα τέλη franchise, αυτό δεν είναι επιχείρηση. Το κατάστημα είναι. Ένα καλά τρεχούμενο Fresh Stop σε Caltex μπορεί να κινήσει R1,2 έως R1,8 εκατομμύρια σε μηνιαίο τζίρο με μεικτό περιθώριο που η πλευρά του καυσίμου δεν αγγίζει. Το Wimpy ή το Steers στην ίδια πλάκα είναι δεύτερη γραμμή. Το πλυντήριο τρίτη, εάν τρέχει σωστά και δεν έχει απλά εκμισθωθεί σε κάποιον με κουβά.

Το αναφέρω επειδή οι περισσότερες προτάσεις αυτοματοποίησης προς ιδιοκτήτες πρατηρίων ξεκινούν στην αντλία και τελειώνουν στην αντλία. Αυτό είναι το λάθος πρόβλημα του πρατηρίου. Η πλευρά του καυσίμου είναι ήδη οργανωμένη μέσω του Outdoor Payment Terminal και του συστήματος υγρού αποθέματος που επιμένει η εταιρεία πετρελαίου. Το κατάστημα, το QSR, το πλυντήριο και η μισθοδοσία είναι τα σημεία όπου ένας franchisee ακόμα γράφει αριθμούς σε ένα βιβλίο στις έντεκα το βράδυ.

Ο πίνακας βαρδιών των υπαλλήλων αντλίας και το BCEA

Η μισθοδοσία πρατηρίου είναι η μισθοδοσία από την κόλαση. Δεκαπέντε έως εικοσιοκτώ εργαζόμενοι σε ένα πλήρες πρατήριο, αν προστεθεί το κατάστημα και το QSR. Πρωινή, απογευματινή και νυχτερινή βάρδια. Κυριακές και αργίες κατά το Section 18 του BCEA με διπλή και μισή αμοιβή πάνω από τις τακτικές ώρες. Νυχτερινή βάρδια κατά το Section 17 με επίδομα ή μειωμένες ώρες. Υπερωρίες με πλαφόν δέκα ώρες την εβδομάδα κατά το Section 10, το οποίο τα πρατήρια συχνά παραβιάζουν χωρίς να το ξέρουν. Και ένα προσωπικό με πραγματική εναλλαγή.

Ένας πίνακας βαρδιών που συντάσσει η ΤΝ δεν είναι τεχνικά δύσκολος. Δύσκολος είναι πίνακας που κρατά το πρατήριο νομικά καθαρό, σέβεται την αναλογία ταμία-υπαλλήλου που επιβάλλει η εταιρεία πετρελαίου για τους ελέγχους μετρητών, κρατά τα κεντρικά Debonairs ή Wimpy ευχαριστημένα με τους δικούς τους εργασιακούς κανόνες, και δεν εκτροχιάζεται όταν δύο εργαζόμενοι έρχονται αργά μια Δευτέρα και ο επικεφαλής βάρδιας τους ανταλλάσσει χωρίς να το πει σε κανέναν.

Το μοτίβο που λειτουργεί κατά την εμπειρία μου: η ΤΝ συντάσσει την ερχόμενη εβδομάδα έναντι των βασικών όγκων του πρατηρίου (που ποικίλλουν ανά μέρα εβδομάδας και ανά ημερολόγιο αργιών της SA), εφαρμόζει τα σκληρά όρια του BCEA ως περιορισμούς και όχι ως προτάσεις, επισημαίνει όπου το προσχέδιο ξεπερνά τις σαράντα πέντε τακτικές ή τις δέκα υπερωρίες, και παραδίδει το προσχέδιο στην υπεύθυνη πρατηρίου για την τελική απόφαση. Το Section 18 διπλής και μισής αμοιβής δεν είναι κρίση της ΤΝ. Κάτω από το πλαφόν εγκρίνεται αυτόματα. Πάνω από αυτό πάει σε άνθρωπο.

Τα ερωτήματα μισθοδοσίας είναι το δεύτερο επίπεδο. Υπόλοιπο αδειών, υπερωρίες περασμένου μήνα, γιατί οι ώρες της Δευτέρας του Πάσχα δεν εμφανίστηκαν στην απόδειξη πληρωμής. Ένας μικρός εσωτερικός chatbot που δείχνει στο σύστημα μισθοδοσίας, οριοθετημένος σκληρά ως προς ποιες ερωτήσεις απαντά, με παραλαβή σε οτιδήποτε πειθαρχικό ή απλήρωτο, εξοικονομεί πραγματικές δέκα ώρες διοικητικής δουλειάς τον μήνα χωρίς να αγγίζει τη γραμμή CCMA.

Κάρτες στόλου, loyalty και οι συμφωνίες που κανείς δεν θέλει να κάνει

Οι κάρτες στόλου είναι η μισή διακίνηση στην αντλία έξι σε πρατήριο εθνικής οδού. WesBank Fleet, Standard Bank Fleet Card, Nedfleet, Absa Fleet, ImperialFleet, κάθε μία με τον δικό της κύκλο εκκαθάρισης και τον δικό της λόγο για μια απόρριψη στα μέσα του μήνα που αφήνει έναν οδηγό στα δύο έξω από το Rustenburg στην R101. Ένας υπεύθυνος στόλου που τηλεφωνεί σε πρατήριο για απορριφθείσα κάρτα είναι κλήση εξυπηρέτησης που πρέπει να απαντηθεί εντός της ώρας, αλλιώς το πρατήριο χάνει τον λογαριασμό υπέρ του Engen παρακάτω στον δρόμο.

Ένα triage κάρτας στόλου με βοήθεια ΤΝ είναι ειλικρινά μια ήσυχη νίκη. Διαβάζει το log απόρριψης από το Outdoor Payment Terminal, το αντιπαραβάλλει σε γνωστά παράθυρα συντήρησης του εκδότη, ελέγχει αν το ίδιο το πρατήριο έχει σφάλμα εκκαθάρισης, και συντάσσει απάντηση που λέει είτε "ο εκδότης σας είναι σε προγραμματισμένη διακοπή, ξαναδοκιμάστε μετά τις πέντε το απόγευμα" είτε "έχουμε ασυμφωνία εκκαθάρισης στο τιμολόγιο X και θα σας καλέσουμε εντός δύο ωρών". Ο οδηγός παίρνει μια χρησιμοποιήσιμη απάντηση. Το πρατήριο δεν χάνει τον λογαριασμό για ένα πεντάλεπτο κενό διαχείρισης.

Το loyalty στα Sasol Rewards, Engen 1Plus, Fresh Stop You, BP Wildcard και Shell V-Power Club είναι άλλο ζώο. Η πίστωση πόντων υποτίθεται αυτόματη μέσω του loyalty backend, και συνήθως είναι. Όπου σπάει είναι όταν ένας πελάτης πέρασε συνδεδεμένη τραπεζική κάρτα αντί για το barcode loyalty, ή ένας οδηγός χρησιμοποίησε κάρτα στόλου με πόντους σε συγκεκριμένο υπάλληλο, ή η ταμειακή του QSR επεξεργάστηκε τη συναλλαγή έξω από τη ροή loyalty. Το ερώτημα πέφτει στο εισερχόμενο, και η υπεύθυνη τραβά το log του Outdoor Payment, το loyalty backend και το ημερολόγιο ταμείου για να βρει τους χαμένους πόντους. Μια ΤΝ κάνει την αντιστοίχιση σε δευτερόλεπτα. Είκοσι λεπτά πίσω.

Βυθομετρήσεις, υγρό απόθεμα και οι αριθμοί που ένα μοντέλο δεν πρέπει να επινοήσει

Η συμφωνία υγρού αποθέματος, η καθημερινή βυθομέτρηση έναντι διακίνησης αντλιών και δελτίων παράδοσης, δεν είναι δουλειά ΤΝ. Η εταιρεία πετρελαίου την τρέχει ήδη μέσω αυτόματων μετρητών δεξαμενών Veeder-Root ή Franklin με υπηρεσία αναλυτικών υγρού αποθέματος (Fairbanks, WEXA, Enviro). Αυτό που η υπεύθυνη κάνει ακόμα με το χέρι είναι η συμφωνία ημέρας παράδοσης: το βυτίο υπέγραψε για τριάντα πέντε χιλιάδες λίτρα 95, η βυθομέτρηση δείχνει τριάντα τέσσερις χιλιάδες οκτακόσια, και το πρατήριο έχει μία ώρα να αποφασίσει αν αυτό είναι έλλειμμα, όγκος διορθωμένος για θερμοκρασία, ολίσθηση μετρητή ή λογιστικό σφάλμα πριν υπογράψει το δελτίο παράδοσης.

Μια ΤΝ μπορεί να τραβήξει τις τελευταίες τριάντα ημέρες βυθομετρήσεων, να τις συσχετίσει με τη θερμοκρασία παράδοσης και την ημερήσια διακίνηση, και να επισημάνει αν το κενό των διακοσίων λίτρων κάθεται μέσα στον στατιστικό θόρυβο ή αξίζει τηλεφώνημα στο depot. Δεν μπορεί να αποφασίσει τη λογιστική εγγραφή. Και δεν πρέπει να επινοήσει έναν αριθμό για να κλείσει τη συμφωνία. Αυτός είναι ένας πραγματικός κίνδυνος με ένα γενικό μοντέλο που πρόθυμα παράγει μια εύλογη συμπλήρωση. Ανάκτηση, σύγκριση, επισήμανση, επιστροφή.

Ο ειδικός φόρος κατανάλωσης καπνού τρέχει με την ίδια πειθαρχία. Ο SARS αντιμετωπίζει τις κινήσεις αποθέματος τσιγάρων με ενδιαφέρον που θα εξέπληττε έναν πρωτοφραντσαϊζερίστα. Μια ΤΝ που τραβά γραμμές ταμείου έναντι κινήσεων αποθέματος για τη μηνιαία συμφωνία ειδικού φόρου είναι εντάξει. Μια ΤΝ που συνάγει αριθμό ώστε να ισοσκελίσει η συμφωνία είναι επίσκεψη SARS που περιμένει να συμβεί.

Load shedding, ασφάλεια και τα σημεία όπου δεν βοηθά ένα bot

Ένα πρατήριο δεν μπορεί να διανείμει καύσιμα χωρίς ρεύμα, και αν το πρατήριο δεν είναι σε σύστημα αντλιών με υποστήριξη UPS με μια γεννήτρια πετρελαίου διαστασιολογημένη να τρέχει σε στάδιο έξι για μία εργάσιμη βάρδια, το load shedding κλείνει τις πωλήσεις καυσίμων για το παράθυρο. Αυτό είναι πρόβλημα πετρελαίου και γεννήτριας, όχι ΤΝ. UPS στις αντλίες και στο σημείο πώλησης, μια γεννήτρια με σύμβαση προμήθειας καυσίμου που επιβιώνει σε ένα κακό τρίμηνο, και ένα αρχείο συντήρησης που μπορεί ο επιθεωρητής DMRE να ανοίξει όταν εμφανιστεί.

Η ασφάλεια είναι παρόμοια. Μια ένοπλη ληστεία στις μιάμιση τη νύχτα στην R21 δεν είναι ερώτημα workflow. Είναι πρωτόκολλα CIT, κουμπί πανικού με συναγερμό, εκπαίδευση προσωπικού σε ληστεία, και η ειλικρινής παραδοχή ότι κανείς στη βάρδια δεν είναι εκπαιδευμένος να είναι ήρωας. Ο ρόλος της ΤΝ εκεί είναι διοικητικός: συμπληρώνεται το πρότυπο αναφοράς περιστατικού, φτάνει ο αριθμός SAPS στον ασφαλιστή εντός εικοσιτεσσάρων ωρών, συμφωνεί το τιμολόγιο CIT με τη σύμβαση μεταφοράς χρημάτων. Αυτή η διοίκηση αξίζει να αυτοματοποιηθεί γύρω από μια δύσκολη νύχτα. Η νύχτα η ίδια όχι.

Τι δεν πρέπει να παραδοθεί σε μοντέλο

Η αλλαγή τιμής καυσίμου την πρώτη Τετάρτη του μήνα. Το gazette του DMRE ορίζει τη λιανική τιμή στο σεντ, και η ένδειξη του πρατηρίου και οι τιμές αντλιών πρέπει να ταιριάζουν μέχρι τα μεσάνυχτα. Ένα μοντέλο που κάνει λάθος ένα δεκαδικό, ή που πιέζει μια νέα τιμή αντλίας χωρίς η υπεύθυνη να εγκρίνει τον αριθμό έναντι του gazette, είναι μια καταγγελία του Consumer Protection Act και μια παραβίαση σύμβασης με την εταιρεία πετρελαίου τη στιγμή που ανοίγουν οι αντλίες. Ανθρώπινη επιβεβαίωση, πάντα.

Το τηλεφώνημα απάτης κάρτας στόλου. Όταν υπεύθυνος στόλου τηλεφωνεί για ύποπτο μοτίβο (μια κάρτα κάνει πέντε γεμίσματα σε οκτώ ώρες στο ίδιο πρατήριο), αυτό είναι κλήση στην υπεύθυνη και, συνήθως, στο γραφείο απάτης του εκδότη. Η ευγενική απάντηση του chatbot είναι καθυστέρηση σε γραμμή απάτης.

Η πειθαρχική διαδικασία. Υπάλληλος αντλίας που πιάστηκε να κλέβει, ταμίας που δεν εμφανίστηκε Κυριακή, διαφωνία προγραμματισμού στο QSR. Αυτό πάει στην υπεύθυνη και, αν το CCMA φαίνεται, στον εργασιακό σύμβουλο. Ένα bot σε υπεράσπιση αδίκης απόλυσης είναι bot που ο επίτροπος θα διαβάσει στον εργατολόγο σας.

Ο έλεγχος αντιπροσωπείας. Κάθε franchisee ελέγχεται κυκλικά. Ο έλεγχος τραβά υγρό απόθεμα, φακέλους προσωπικού, τέλη franchise, συμμόρφωση HSSE και σήμανση. Η ΤΝ μπορεί να προγεμίσει τον φάκελο. Δεν μπορεί να υπογράψει τη δήλωση.

Από πού να αρχίσετε

Ένα έργο.

Για κάθε franchisee πρατηρίου SA που έχω δει, η πρώτη αυτοματοποίηση είναι ο πίνακας μισθοδοσίας με τους περιορισμούς του BCEA καλωδιωμένους ως σκληρούς κανόνες. Εξοικονομεί έξι έως δέκα ώρες την εβδομάδα στο επίπεδο υπεύθυνου πρατηρίου, κρατά το πρατήριο έξω από διαφορά υπερωριών στο CCMA, και δεν αγγίζει καύσιμο, καπνικά ή την εταιρεία πετρελαίου.

Το triage καρτών στόλου δεύτερο. Πιο ήσυχο, υψηλότερη οροφή στους λογαριασμούς που κρατά το πρατήριο σε έναν κακό μήνα στην πλευρά του εκδότη.

Η συμφωνία ημέρας παράδοσης υγρού αποθέματος τρίτη. Μόνο ανάκτηση. Καμία δημιουργία αριθμού. Το τηλεφώνημα στο depot μένει σε ανθρώπινο χέρι.

Τίποτα από αυτά δεν κάνει το πρατήριο άλλη επιχείρηση. Δίνει στον franchisee μια Πέμπτη στο Winburg όπου ο πίνακας βαρδιών είναι νομικά καθαρός πριν διαβαστεί το πρώτο WhatsApp, όπου ο υπεύθυνος στόλου στο Bloemfontein έχει μια χρησιμοποιήσιμη απάντηση εντός της ώρας, και όπου η βυθομέτρηση στη δεξαμενή 95 σηκώνει το σωστό ερώτημα στο depot πριν το βυτίο φύγει από το προαύλιο. Γι' αυτό υπάρχει η αυτοματοποίηση.