Την περασμένη Τρίτη, μια υπεύθυνη προμηθειών στο Rosebank είχε έξι pitch decks στο γραφείο της και προϋπολογισμό R420.000 για δωδεκάμηνη εργολαβία αυτοματοποίησης. Τα τρία decks προέρχονταν από συμβούλους του Sandton με λογότυπα Fortune 500 στη δεξιά στήλη. Το ένα από ιδρυτή στο Fourways που είχε φτιάξει μόνος του το demo. Το ένα από στούντιο στο Durban. Το ένα από γραφείο στο Cape Town που είχε παραδώσει το ίδιο build οκτώ φορές. Μέχρι την Παρασκευή έπρεπε να διαλέξει έναν.

Έκανε αυτό που κάνουν οι περισσότεροι αγοραστές σε αυτό το σημείο. Μας τηλεφώνησε επειδή ο ελεγκτής της είχε αναφέρει το όνομά μας, ζήτησε δεύτερη ανάγνωση, και περάσαμε όσα υποσχόταν κάθε pitch. Τα τρία έλεγαν ψέματα. Όχι κακόβουλα, αλλά με τον τρόπο που λέει ψέματα ένα sales deck όταν δεν το έγραψε ποτέ εργαζόμενος μηχανικός. Το ένα ήταν σχεδόν σωστό, αλλά υπερτιμημένο για το πρόβλημά της. Τα δύο ήταν ειλικρινείς αντιστοιχίσεις για διαφορετικές πλευρές της επιχείρησης. Έπρεπε να διαλέξει, και η μετρική που προτείνουν οι περισσότεροι οδηγοί αγοράς δεν θα τη βοηθούσε.

Αυτό είναι το πρόβλημα με την επιλογή συνεργάτη αυτοματοποίησης στο Γιοχάνεσμπουργκ. Η πόλη έχει περισσότερους προμηθευτές από ό,τι η υπόλοιπη χώρα μαζί. Τα pitches θολώνουν. Οι προϋπολογισμοί είναι αρκετά μεγάλοι ώστε να προσελκύουν ανθρώπους που ουσιαστικά δεν πουλούν τίποτα συγκεκριμένο. Και αυτό που αγοράζετε στην πραγματικότητα, μια αυτοματοποίηση που θα δουλεύει σε δεκαοκτώ μήνες, δεν είναι αυτό που δείχνει το demo.

Τι κάνουν αλλιώς οι αγοραστές του Joburg από τους παράκτιους

Μετά από αρκετά χρόνια δουλειάς με επιχειρήσεις και στις τρεις μεγάλες πόλεις της SA, ένα μοτίβο επαναλαμβάνεται. Οι αγοραστές του Γιοχάνεσμπουργκ έρχονται στη συζήτηση με τον προμηθευτή με περισσότερο αντανακλαστικό προμηθειών από τους συναδέλφους τους στις παράκτιες πόλεις. Το RFP είναι μεγαλύτερο. Ο πίνακας αξιολόγησης απλώνεται σε περισσότερα κριτήρια. Συχνά υπάρχει στο βάθος μια αναφορά στο διοικητικό συμβούλιο που κανείς δεν θα ξαναδιαβάσει. Τίποτα από αυτά δεν είναι κακό. Το πρόβλημα είναι ότι τίποτα δεν προβλέπει αν η αυτοματοποίηση θα δουλέψει στην πράξη.

Ένας αγοραστής από το Cape Town περνάει συνήθως τρεις συναντήσεις στο scope και υπογράφει με email μίας σελίδας. Ένας αγοραστής από το Durban θα προσπαθήσει να πληρώσει μετρητά. Ένας αγοραστής από το Sandton θα στείλει πρότυπο απάντησης σαράντα σελίδων, σχεδιασμένο το 2012 για αγορά βιομηχανικών συμπιεστών. Ο προμηθευτής που κερδίζει τον διαγωνισμό του Sandton δεν είναι απαραίτητα αυτός του οποίου τα builds αντέχουν. Είναι εκείνος του οποίου ο συντάκτης προσφοράς παίζει καλά τον διαγωνισμό. Σπάνια πρόκειται για το ίδιο πρόσωπο.

Το δεύτερο πράγμα που κοστίζει στους αγοραστές του Joburg χρήματα είναι η αγορά με βάση το βάρος του λογοτύπου. Μια εταιρεία συμβούλων που δούλεψε με εισηγμένο ασφαλιστή ή με μια από τις τέσσερις μεγάλες τράπεζες οφείλει να ξέρει τι κάνει. Από την εμπειρία μας, αυτό είναι λάθος πιο συχνά από ό,tι σωστό. Το έργο της μεγάλης τράπεζας το παρέδωσε junior. Ο εταίρος στο κλικ σας δεν έχει κτίσει προσωπικά αυτοματοποίηση εδώ και τέσσερα χρόνια. Το retainer που αναφέρεται προϋποθέτει την ίδια ομάδα senior που δεν θα ξαναδείτε μετά την υπογραφή. Η σωστή ερώτηση δεν είναι τίνος το λογότυπο είναι στη διαφάνεια. Είναι ποιος γράφει κώδικα όταν η προθεσμία τρεμοπαίζει τον πέμπτο μήνα.

Τρία προφίλ συνεργάτη, τρεις διαφορετικές επιχειρήσεις του Joburg

Οι περισσότεροι αγοραστές αυτοματοποίησης στο Γιοχάνεσμπουργκ πέφτουν σε μία από τρεις ομάδες, και ο συνεργάτης που ταιριάζει σε καθεμία μοιάζει διαφορετικός.

Η πρώτη ομάδα είναι η μεσαία εταιρεία στο Sandton, Rosebank ή Melrose Arch. Ογδόντα έως τριακόσιοι εργαζόμενοι, πραγματική λειτουργία IT, ομάδα προμηθειών, ελεγκτής που θα ρωτήσει για data lineage. Αυτές οι επιχειρήσεις χρειάζονται συνεργάτη που μπορεί να καθίσει σε συνάντηση audit και να απαντήσει σε ερωτήσεις POPIA χωρίς να διστάζει, να γράψει σωστή τεκμηρίωση και να τρέξει έναν ρυθμό change management που αναγνωρίζει ο διευθυντής IT σας. Ο συνεργάτης που κάνει τη δουλειά του μέσα από ένα και μόνο server Discord δεν θα επιβιώσει του πρώτου κύκλου audit. Αντίστοιχα, ο κλάδος συμβούλων της Big Four θα ξεπεράσει τον προϋπολογισμό τέσσερις φορές και θα παραδώσει κάτι που κτίζουν τρεις υπεργολάβοι που φεύγουν στη μέση.

Η δεύτερη ομάδα είναι η οικογενειακή ΜΜΕ στο Fourways, Bryanston, Woodmead ή Rivonia. Δέκα έως πενήντα εργαζόμενοι, η ιδρύτρια υπογράφει ακόμη κάθε τιμολόγιο, καμία εσωτερική IT. Αυτές οι επιχειρήσεις χρειάζονται συνεργάτη που θα κτίσει το σύστημα, θα εκπαιδεύσει την υπεύθυνη γραφείου να το τρέξει, και θα απαντάει στο WhatsApp Παρασκευή βράδυ όταν κάτι χαλάσει. Δεν χρειάζονται διαδικασία προμηθειών. Χρειάζονται κάποιον που μπορούν να πάρουν τηλέφωνο. Μια πρόταση συμβουλευτικής R2m με επιτροπή εποπτείας και έργο Jira είναι λάθος για αυτόν τον αγοραστή, ό,τι κι αν πει ο προμηθευτής του Sandton.

Η τρίτη ομάδα είναι ο κατασκευαστής ή διανομέας στο Isando, Jet Park, Midrand ή East Rand. Πενήντα έως πεντακόσιοι εργαζόμενοι, συχνά οικογενειακή επιχείρηση δεύτερης γενιάς, παλιά συστήματα στα οποία ο προμηθευτής πρέπει να μπει χωρίς να χαλάσει κάτι. Αυτοί οι αγοραστές χρειάζονται κάποιον που καταλαβαίνει Sage Evolution, Pastel Partner, ή τις παλαιότερες εγκαταστάσεις SAP B1 στις οποίες τρέχει στην πραγματικότητα η επιχείρηση. Το στούντιο του Rosebank που ξέρει μόνο Shopify και HubSpot είναι λάθος συνεργάτης εδώ, όσο γυαλιστερό κι αν είναι το deck.

Το πρώτο λάθος σχεδόν κάθε αγοραστή στο Joburg είναι να πάρει προμηθευτή από τη μία ομάδα για να εξυπηρετήσει επιχείρηση από άλλη.

Πέντε ερωτήσεις που κόβουν το pitch

Οι περισσότεροι πίνακες RFP στάθμίζουν τα λάθος πράγματα. Αυτές οι πέντε ερωτήσεις, από την εμπειρία μας, προβλέπουν στην πράξη αν θα παραδώσει ένας συνεργάτης αυτοματοποίησης στη SA.

  1. Ποιος προσωπικά θα γράψει τον κώδικα; Όχι η δομή της ομάδας. Το όνομα. Αν ο εταίρος στο κλικ δεν μπορεί να το απαντήσει, ή το όνομα αλλάζει μεταξύ πρότασης και kickoff, αγοράζετε bait-and-switch.
  2. Δείξτε μου ένα build που παραδώσατε πριν δεκαοκτώ μήνες και εξακολουθεί να τρέχει. Όχι case study. Τον πραγματικό πελάτη, το πραγματικό σύστημα, τι πήγε στραβά από τον λανσάρισμα, και ποιος το διόρθωσε. Προμηθευτής που δεν μπορεί να το κάνει στο πρώτο call είτε δεν έχει παραδώσει ποτέ κάτι που κράτησε τόσο, είτε δεν νιώθει άνετα να πάρετε τηλέφωνο τη σύσταση.
  3. Τι θα αρνηθείτε να αυτοματοποιήσετε; Η ειλικρινής απάντηση αναφέρει κάτι συγκεκριμένο. «Δεν αγγίζουμε κρίσεις πίστωσης προς πελάτη, για λόγους FAIS.» «Δεν γράφουμε bots για υποβολές SARS γιατί ο Commissioner δεν έχει ευλογήσει κανένα, και δεν θέλουμε τον πελάτη μας στην ουρά Voluntary Disclosure.» Προμηθευτής που λέει «μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε τα πάντα», σας πουλάει το demo, όχι το σύστημα παραγωγής.
  4. Τι συμβαίνει την ημέρα που κάποιος καταθέτει καταγγελία POPIA εναντίον του workflow που μας χτίζετε; Ποιος λαμβάνει το γράμμα από τον Information Regulator. Ποιος κάθεται στη συνάντηση. Αν η απάντηση είναι «αυτό είναι δικό σας πρόβλημα», είναι υπερασπίσιμη θέση, αλλά πρέπει να το ξέρετε πριν την υπογραφή.
  5. Τιμολογήστε τους πρώτους τρεις μήνες ξεχωριστά από τους επόμενους δώδεκα. Προμηθευτής που δεν θα δώσει τιμή στο build χωρίς δεκαοκτάμηνο retainer είτε καλύπτει ένα λεπτό budget κατασκευής, είτε σκοπεύει να σας χρεώνει R35.000 τον μήνα στο δεύτερο έτος για login support. Και οι δύο απαντήσεις είναι ακριβές.

Κόκκινες σημαίες που οι πίνακες RFP δεν βαθμολογούν

Μερικές που έχουν κοστίσει σε αγοραστές της SA πραγματικά χρήματα φέτος.

Η σελίδα ομάδας δείχνει δέκα πρόσωπα. Το ίχνος LinkedIn δείχνει ότι τα δύο από αυτά όντως δουλεύουν εκεί. Το ελέγχουμε πριν από κάθε υπεργολαβία. Θα έπρεπε να το κάνετε κι εσείς.

Η τιμολόγηση είναι ένα ενιαίο μηνιαίο πάγιο που καλύπτει «απεριόριστη υποστήριξη». Ποτέ δεν την καλύπτει. Από τον τέταρτο μήνα είτε πιέζουν για μείωση scope είτε σωπαίνουν. Και στις δύο περιπτώσεις το build παρεκκλίνει.

Κάθε απάντηση για data residency ξεκινά με «ουσιαστικά AWS Cape Town» και τελειώνει με τα δεδομένα να κάθονται στη Virginia. Αν το workflow σας αγγίζει δεδομένα εργαζομένων ή πελατών που εμπίπτουν στο Section 72 του POPIA, η ειλικρινής απάντηση είτε κατονομάζει νοτιοαφρικανικό data centre, είτε σας περνάει μέσα από τη γραφειοκρατία διασυνοριακής μεταφοράς. Το σβήσιμο με το χέρι είναι η προειδοποίηση.

Σας δείχνουν το chatbot. Δεν σας δείχνουν την κονσόλα admin, τα logs σφαλμάτων, τις ουρές retry, ή το dashboard στο οποίο θα ζει η υπεύθυνη λειτουργίας τα επόμενα τρία χρόνια. Ένα σύστημα παραγωγής είναι δεκαπέντε τοις εκατό αυτό που βλέπει ο πελάτης και ογδόντα πέντε τοις εκατό αυτό που βλέπει ο operator. Προμηθευτής που δείχνει μόνο την πελατειακή πλευρά, μόνο την πελατειακή πλευρά έχει κτίσει.

Ο επικεφαλής προγραμματιστής είναι «offshore». Μερικές φορές είναι εντάξει. Συχνά δεν είναι. Ρωτήστε ποιος στη SA είναι υπεύθυνος, σε ποια ζώνη ώρας, και κάτω από την επαγγελματική ασφάλιση ποιας εταιρείας.

Πού πραγματικά μετράει η τοπικότητα, και πού όχι

Το να είναι κανείς προμηθευτής από το Γιοχάνεσμπουργκ δεν αξίζει από μόνο του παραπάνω λεφτά. Είμαστε στο Cape Town και παραδίδουμε builds στο Joburg που δουλεύουν καλά. Το να μπορείς να είσαι σε αίθουσα συμβουλίου στο Sandton Τρίτη πρωί χωρίς πτήση R6.000 μετράει για ένα συγκεκριμένο πράγμα: discovery.

Οι πρώτες δύο ή τρεις συναντήσεις, όπου ο προμηθευτής καταλαβαίνει τι πραγματικά κάνετε, κερδίζουν από το να είσαι μέσα στον χώρο. Όχι επειδή το βίντεο δεν δουλεύει. Επειδή περπατάς τον διάδρομο, ακούς την ομάδα πωλήσεων να φωνάζει μέσα στον ενιαίο χώρο, βλέπεις τον πίνακα στην κουζίνα με τα τρία συστήματα που κανείς δεν ανέφερε στο brief. Μετά, η φάση κατασκευής είναι δουλειά που γίνεται στην οθόνη. Ο ταχυδρομικός κώδικας του προμηθευτή σταματά να μετράει.

Η εξαίρεση. Επιχειρήσεις σε βαριά ρυθμισμένους χώρους, πρακτική χρηματοοικονομικού συμβούλου στο Sandton υπό FAIS, πάροχος πίστωσης στο Fourways υπό τον National Credit Act, όμιλος υγείας στο Hyde Park υπό HPCSA, κερδίζουν από συνεργάτη που μπορεί να παραβρεθεί φυσικά στη συνάντηση συμμόρφωσης όταν ο ρυθμιστής κοιτάξει κάποια στιγμή τον φάκελο. Αυτή η πρόσβαση αξίζει τα λεφτά.

Οι υπόλοιποι πληρώνουν για ενοίκιο γραφείου στο Rosebank που δεν χρησιμοποιούν.

Το πρώτο έργο που αξίζει να χρηματοδοτηθεί

Για τους περισσότερους αγοραστές του Joburg, το σωστό πρώτο έργο είναι αρκετά μικρό ώστε να δουλεύει ορατά σε έξι έως οκτώ εβδομάδες, και αρκετά πολύτιμο ώστε κάποιος να το προσέξει. Ένα μεγάλο πρόγραμμα που χρηματοδοτείται ως ενιαίο δεκαοκτάμηνο μπλοκ σχεδόν ποτέ δεν είναι αυτό. Το μοτίβο αποτυχίας είναι προβλέψιμο. Τον όγδοο μήνα, δύο από τα τρία παραδοτέα καθυστερούν, ο χορηγός έχει αλλάξει ρόλο, και ο προμηθευτής ξαναδιαπραγματεύεται το scope.

Τα έργα που αποδίδουν τον πρώτο χρόνο, από όσα έχουμε δει στο Γιοχάνεσμπουργκ, είναι στενά. Απάντηση leads εκτός ωραρίου στο WhatsApp για επιχείρηση υπηρεσιών στο Fourways. Αυτοματοποίηση από αίτημα σε προσχέδιο προσφοράς για διανομέα στο Woodmead με δέκα αντιπροσώπους στον δρόμο. Ροή intake και FICA για χρηματοοικονομική συμβουλευτική στο Sandton. Παρακολούθηση προθεσμιών SARS για φοροτεχνικό στο Illovo. Κανένα δεν αλλάζει την επιχείρηση μέσα σε μια νύχτα. Το καθένα αφαιρεί δεκαπέντε έως σαράντα ώρες διοίκησης την εβδομάδα. Αποπληρώνονται μόνα τους. Δίνουν στο επόμενο έργο αξιοπιστία μέσα στο σπίτι, κάτι που κερδίζει τον δεύτερο γύρο προϋπολογισμού.

Επιλέξτε τον συνεργάτη για αυτό το έργο, όχι για τη φαντασία. Αν ο προμηθευτής ταιριάζει στο μέτριο πρώτο πράγμα, θα ταιριάζει και στο δεύτερο. Αν μπορεί να μιλήσει μόνο για το δεκαοκτάμηνο σχέδιο, τότε δεν χτίζει. Πουλάει.