Die meisten europäischen Unternehmen haben ihre kundenorientierten Tools gut genug gelöst. Der teure Aufwand ist intern: Rechnungen werden in das Buchhaltungssystem eingegeben, Angebote werden per E-Mail verfolgt, GwG-Dokumente gehen verloren, monatliche Berichte, deren Erstellung zwei Tage dauert. Hier liefert die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) die größten und leisesten Erträge.
Wir entwickeln KI-gestützte Automatisierungen für die europäische Backoffice-Arbeit. Dokumentenverarbeitung, CRM-Automatisierung, Workflow-Engineering und Reporting. Nachfolgend erfahren Sie, was wir bauen, für wen es gedacht ist und was es normalerweise kostet.
Was wir bauen
Dokument & Rechnung AI
Extrahieren Sie Einzelposten aus Rechnungen, Quittungen, Verträgen und Formularen. Direkt in Xero, Sage, QuickBooks oder Ihr ERP. Über 95 % Genauigkeit bei strukturierten Dokumenten.
CRM-Automatisierung
Leads automatisch anreichern, sequenzielle Nachverfolgungen auslösen, Pipeline-Stufen aktualisieren, Zusammenfassungen erstellen. HubSpot, Zoho, Pipedrive, Salesforce, Montag.
GwG & DSGVO-Workflows
Automatisierte Dokumentenerfassung, Überprüfung und sichere Speicherung für das Onboarding – mit integrierten Audit-Protokollen und Einwilligungsverfolgung.
E-Mail-Triage
KI klassifiziert eingehende E-Mails, entwirft erste Antworten, leitet sie an das richtige Team weiter und markiert dringende Elemente. Funktioniert mit Gmail und Outlook 365.
Berichtsautomatisierung
Wöchentliche und monatliche Berichte, die von Ihrem CRM, Buchhaltungssystem und Ihren Werbeplattformen generiert werden. Automatische Verteilung an Stakeholder.
Genehmigungsworkflows
Angebotsgenehmigungen, Spesenabrechnungen, Urlaubsanträge, Bestellungen – automatisierte Weiterleitung mit Slack- oder WhatsApp-Benachrichtigungen.
Wie wir BPA-Projekte angehen
Der Fehler, den die meisten Unternehmen bei der Prozessautomatisierung machen, ist, zu groß anzufangen. Ein neunmonatiges Projekt zur „digitalen Transformation“, das alle Abteilungen abdeckt, bringt in der Regel weniger Wert als vier gut angelegte dreiwöchige Projekte. Wir arbeiten nach dem letztgenannten Muster.
1. Discovery & Triage. Eine oder zwei Arbeitssitzungen, um Ihre aktuellen Prozesse nach Zeitaufwand und empfundenem Schmerz abzubilden. Wir ordnen Kandidatenprozesse nach dem erwarteten ROI.
2. Schmaler erster Build. Der Prozess mit dem höchsten ROI zuerst. Zwei bis vier Wochen, mit Festpreisen. Schiffe leben.
3. Beweisen, dann erweitern. Zwei Wochen Optimierung nach dem Start. Ergebnisse messen. Wenn der ROI vorhanden ist (fast immer beim ersten Prozess), planen Sie den nächsten.
Dieser Ansatz bedeutet, dass Sie bereits im ersten Monat und nicht erst in zwölf Monaten echte Einsparungen erzielen. Das bedeutet auch, dass wir uns nach Projekt eins zurückziehen können, wenn Sie nicht weitermachen möchten – keine mehrjährige Vertragsbindung.
Für wen es ist
BPA liefert einen klaren ROI für europäische Unternehmen mit:
- Ein Backoffice, das echtes Personal erfordert. Wenn Sie zwei oder mehr Personen beschäftigen, deren Aufgabe hauptsächlich darin besteht, Dokumente zu verarbeiten, Systeme zu aktualisieren oder die Verwaltung zu übernehmen, steht Ihnen in der Regel eine Zeitverwertung von 30–50 % zur Verfügung.
- Vorhandene digitale Systeme. Sie verwenden eine Kombination aus CRM, Buchhaltungssoftware und freigegebenen Laufwerken. Wenn alles auf dem Papier steht, ist die Automatisierung schwieriger – wir beginnen damit, die Dinge zuerst digital zu machen.
- Dokumentierte oder dokumentierbare Prozesse. Schon eine grobe schriftliche Beschreibung, „wie wir derzeit X machen“, reicht für den Anfang aus. Undokumentiertes Stammeswissen wird im Rahmen der Entdeckung geklärt.
Sektoren, in denen BPA-Projekte typischerweise landen: professionelle Dienstleistungen (Buchhaltung, Recht, Beratung, Maklerwesen), Immobilienverwaltung und -vermietung, Logistik und Vertrieb, Verwaltung von Arztpraxen, Versicherungsmakler, Personalvermittlungsagenturen und mittelständische Einzelhändler mit strukturierten Backoffice-Abläufen.
Wie ein typischer europäischer Einsatz aussieht
Hier ist ein repräsentatives BPA-Projekt für eine europäische Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit etwa 40 KMU-Kunden. Die Zahlen veranschaulichen ein typisches Projekt, nicht einen bestimmten benannten Kunden.
Baseline: Drei Buchhalter verbringen durchschnittlich 40 % ihrer Woche (jeweils etwa 16 Stunden) damit, Rechnungen und Kontoauszüge in Xero zu erfassen. Lieferantenrechnungen kamen als E-Mail-PDFs, Fotos von Papierrechnungen auf WhatsApp und einige über direkte Xero-Rechnungen an. Fehlerquote bei der manuellen Erfassung: etwa 2 % – genug, um monatliche Abgleichprobleme zu verursachen.
Was wir entwickelt haben: eine Rechnungserfassungs-Pipeline, die Dokumenten-KI zur Einzelpostenextraktion, einen konfidenzbasierten menschlichen Überprüfungsschritt für alles unter 95 % Konfidenz und direkte Xero-Buchung mit korrekter Mehrwertsteuer- und FIBU-Kodierung kombiniert. WhatsApp-Aufnahme für das Hochladen von Kundenrechnungen. Slack-Benachrichtigungen für Elemente, die überprüft werden müssen.
Repräsentative Ergebnisse nach sechs Wochen:
- Rechnungserfassungszeit: von ca. 15 Minuten pro Rechnung bis ca. 45 Sekunden im Durchschnitt
- Buchhalterstunden wiederhergestellt: etwa 30 Stunden pro Woche im gesamten Team
- Fehlerquote: von ~2 % auf unter 0,5 % gesunken (KI + Überprüfung erkennt Tippfehler, die Menschen übersehen)
- Kapazität: Dieselben drei Buchhalter könnten mehr als 10 neue KMU-Kunden an Bord holen, ohne dass die Mitarbeiterzahl erhöht werden müsste
- Monatliche Betriebskosten: ca. €110 für Dokumenten-KI und Hosting-Gebühren
Der €2.750-Aufbau hat sich in etwa drei Monaten durch Personaleinsparungen amortisiert, und der Kapazitätsgewinn (die Aufnahme von mehr Kunden) ist die größere längerfristige Rendite.
Was es kostet
Enge Einzelprozessautomatisierung. €1.000 bis €2.250 einmalig. Typisch: €1.250–€1.750. Deckt einen Prozess, eine oder zwei Integrationen und zwei Wochen Optimierung nach dem Start ab.
Mittelgroßes Multiprozessprojekt. €2.000 bis €6.000. Deckt zwei bis vier Prozesse mit gemeinsamen Integrationen ab. Typische Lieferzeit: sechs bis zehn Wochen.
Unternehmensprogramm. €7.500+ für abteilungsübergreifende Automatisierung mit komplexen Integrationen, Governance-Anforderungen und mehreren Interessengruppen.
Monatliche Betriebskosten. €25 bis €250 pro Monat, je nach Volumen (Dokument-AI wird pro Seite berechnet, Sprachmodellnutzung pro Anfrage). Wir geben diese zum Selbstkostenpreis weiter und berechnen keinen Plattformaufschlag.
DSGVO, GwG und Compliance
Backoffice-Automatisierungen berühren die sensibelsten Daten im Unternehmen – Bankdaten, Ausweisnummern, Kreditinformationen, unterzeichnete Verträge. Die DSGVO- und GwG-Konformität ist bereits in der ersten Zeile des Geltungsbereichs integriert. Standardleistungen: Datenspeicherung in der Infrastruktur der EU-Region mit dokumentierten Verarbeitern, rollenbasierter Zugriff mit vollständigen Prüfprotokollen, explizite Einwilligungsverfolgung für jedes Feld mit personenbezogenen Daten, Aufbewahrungsrichtlinien, die an die Fünf-Jahres-Anforderung der GwG angepasst sind, und dokumentierte Bearbeitung von Zugriffsanfragen betroffener Personen (Data Subject Access Request, DSAR).
Wenn der Automatisierungsanbieter Ihnen nicht sagen kann, wo ein bestimmtes Dokument gespeichert ist und wer in den letzten 30 Tagen darauf zugegriffen hat, ist er nicht DSGVO-konform.
So starten Sie
Ein 45-minütiges Aufklärungsgespräch ist der schnellste Weg, dies herauszufinden. Wir gehen Ihre aktuellen Back-Office-Workflows durch, ermitteln, wo tatsächlich Zeit aufgewendet wird, und sagen Ihnen, welcher einzelne Prozess als erster Build den höchsten ROI liefern würde. Sie erhalten innerhalb weniger Werktage ein schriftliches Angebot mit Festpreisen und realistischem Zeitplan.
E-Mail an info@faautosolutions.com oder verwenden Sie das Kontaktformular.